ในยุคที่ธุรกิจขับเคลื่อนด้วยความเร็วและการแข่งขันสูง ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) จำเป็นต้องบริหารจัดการ “คน” ซึ่งเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด งานด้านทรัพยากรบุคคล (HR) แบบเดิมที่ต้องจมอยู่กับกองเอกสาร การคำนวณที่ซ้ำซ้อน และความเสี่ยงของความผิดพลาด ไม่สามารถตอบโจทย์การเติบโตขององค์กรได้อีกต่อไป ดังนั้น การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลแบบดิจิทัล (HRM System) จึงไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นความจำเป็น และสำหรับ SMEs และ ระบบ HRM ของ ByteHR ก็คือคำตอบที่ถูกออกแบบมาเพื่อพลิกโฉมงาน HR ให้เป็นเรื่องง่าย คล่องตัว และเป็นกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้า ด้วยฟีเจอร์ที่ครบวงจร ยืดหยุ่น และรองรับกฎหมายแรงงานในภูมิภาค ระบบนี้จึงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการและทีม HR ของ SMEs ไม่ควรมองข้ามอย่างแท้จริง
บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า ระบบ HRM ของ ByteHR คืออะไร มีจุดเด่นอย่างไร และเพราะเหตุใดหลายองค์กรถึงเริ่มหันมาใช้ระบบ HRM แบบครบวงจรเช่นนี้กันมากขึ้น
ระบบ HRM คืออะไร และทำไมองค์กรยุคใหม่ถึงต้องมี
ก่อนจะไปดูรายละเอียดของระบบ HRM ของ ByteHR เรามาทำความเข้าใจคำว่า HRM กันก่อน HRM ย่อมาจาก Human Resource Management System หรือคือระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลของพนักงานได้อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ขั้นตอนการรับสมัคร การบันทึกข้อมูล การคำนวณเงินเดือน การประเมินผล ไปจนถึงการลาออก
ในอดีต งาน HR มักจะทำผ่านเอกสารหรือไฟล์ Excel ซึ่งใช้เวลามากและเกิดความผิดพลาดได้ง่าย แต่ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาท ระบบ HRM จึงกลายเป็นเครื่องมือหลักที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลพนักงานได้แบบอัตโนมัติ ประหยัดเวลา และลดความซ้ำซ้อนของงานได้อย่างเห็นผล
ระบบ HRM ของ ByteHR จึงเกิดขึ้นเพื่อตอบโจทย์ปัญหานี้โดยเฉพาะ ซึ่งจะทำให้การจัดการคนในองค์กรไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป
ประโยชน์ของระบบ HRM ที่ช่วยให้งาน HR ง่ายขึ้น
- ลดงานเอกสารและขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน
ปัญหาคลาสสิกของฝ่าย HR ใน SMEs คือการจัดการเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นสัญญาจ้าง ประวัติพนักงาน การลา หรือการขออนุมัติต่าง ๆ แต่ระบบ ByteHR จะเข้ามาจัดการปัญหานี้ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ด้วยฟังก์ชันการจัดเก็บข้อมูลพนักงานแบบครบวงจร (Employee Data Management) บนคลาวด์ ทำให้ข้อมูลทั้งหมดถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว สามารถค้นหา อัปเดต และจัดการได้ง่ายดดายผ่านระบบออนไลน์ ลดการใช้กระดาษและเวลาที่สูญเสียไปกับการค้นหาเอกสารเก่าๆ ได้อย่างมีนัยสำคัญ นอกจากนี้ยังรองรับการกำหนดฟิลด์ข้อมูลที่ยืดหยุ่น เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายเฉพาะของแต่ละองค์กร ซึ่งช่วยให้ทีม HR มีเวลาไปโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์อื่น ๆ ที่สำคัญกว่า - มีระบบคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติที่แม่นยำ
การคำนวณเงินเดือนถือเป็นภาระงานที่หนักและมีความเสี่ยงสูงต่อความผิดพลาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องคำนวณรายการหักต่างๆ เช่น ภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือแม้กระทั่งค่าล่วงเวลา (OT) ที่มีกฎเกณฑ์ซับซ้อน แต่ ByteHR โดดเด่นด้วยระบบ Payroll อัตโนมัติที่รองรับกฎหมายและข้อบังคับท้องถิ่นอย่างครบถ้วน โดยระบบจะรวบรวมข้อมูลการเข้า-ออกงาน การลา และ OT มาประมวลผลการจ่ายเงินเดือนให้โดยอัตโนมัติอย่างรวดเร็วและแม่นยำ พร้อมทั้งออกสลิปเงินเดือนดิจิทัล (e-Payslip) ให้พนักงานสามารถเข้าถึงผ่านแอปพลิเคชันมือถือได้อย่างปลอดภัย การทำงานนี้ไม่เพียงแต่ประหยัดเวลา แต่ยังช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับพนักงานเรื่องความถูกต้องของการจ่ายค่าตอบแทน - การจัดการเวลาเข้า-ออกงานและการลาแบบเรียลไทม์
ByteHR มีระบบบันทึกเวลา (Time Attendance) ที่มีความยืดหยุ่นสูง รองรับวิธีการลงเวลาที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการเช็คอินผ่านแอปพลิเคชันมือถือ (e-Checkin) สำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ (Remote หรือ Hybrid) หรือการเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนลายนิ้วมือ ข้อมูลการเข้า-ออกงานจะถูกบันทึกและอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทำให้หัวหน้างานและ HR สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้อย่างทันท่วงที นอกจากนี้ ระบบการลางานออนไลน์ (e-Leave) ยังช่วยให้พนักงานสามารถยื่นคำขอลาได้ง่ายๆ ผ่านมือถือ หัวหน้าสามารถอนุมัติได้ทันที พร้อมทั้งแสดงยอดวันลาคงเหลือที่อัปเดตอัตโนมัติ ความโปร่งใสและคล่องตัวนี้ช่วยลดการสื่อสารที่ผิดพลาดและสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน - Employee Self-Service (ESS)
ฟีเจอร์ Employee Self-Service (ESS) เป็นหัวใจสำคัญของ ByteHR ที่ช่วยลดภาระงานสอบถามข้อมูลของฝ่ายบุคคลได้อย่างมหาศาล พนักงานสามารถจัดการข้อมูลส่วนตัว ขอเอกสารต่างๆ ดูสลิปเงินเดือน ยื่นคำร้องขอ OT หรือขอเคลมค่าใช้จ่าย (e-Claim) และติดตามสถานะการอนุมัติทั้งหมดได้ด้วยตนเองผ่านแอปพลิเคชันมือถือที่ใช้งานง่าย การเข้าถึงข้อมูลและการทำธุรกรรมด้วยตัวเองนี้ช่วยให้พนักงานรู้สึกถึงการมีส่วนร่วมและควบคุมข้อมูลของตนเองได้มากขึ้น ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้ทีม HR สามารถนำเวลาที่ประหยัดได้ไปใช้ในการพัฒนาองค์กร - รองรับการทำงานแบบ Hybrid และ Remote ตอบโจทย์โลกการทำงานยุคใหม่
ในโลกหลังโควิด-19 รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid และ Remote กลายเป็นมาตรฐานใหม่ของหลายธุรกิจ ByteHR ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์นี้โดยเฉพาะ ด้วยระบบคลาวด์ที่สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาและบนทุกอุปกรณ์ (Mobile Application) ทำให้การบันทึกเวลา การยื่นคำขออนุมัติ และการจัดการงาน HR ต่างๆ ไม่ติดอยู่กับสถานที่ตั้งของสำนักงาน ไม่ว่าพนักงานจะทำงานจากที่บ้านหรือนอกสถานที่ การบริหารจัดการก็ยังคงเป็นระบบและมีประสิทธิภาพได้อย่างต่อเนื่อง - รายงานและแดชบอร์ดที่ชาญฉลาด ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
การมีข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งโปรแกรม HR ของ ByteHR มีฟีเจอร์การสร้างรายงาน (Reporting) และแดชบอร์ด (Dashboard) ที่ช่วยให้ผู้บริหารและทีม HR สามารถเห็นภาพรวมขององค์กรได้อย่างชัดเจนและรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นอัตราการขาด ลา มาสาย อัตราการเข้า-ออกของพนักงาน (Turnover Rate) หรือข้อมูลการทำ OT ข้อมูลเหล่านี้ถูกแปลงเป็นกราฟและตัวเลขที่เข้าใจง่าย ช่วยให้สามารถวิเคราะห์แนวโน้มและปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรได้อย่างทันท่วงที เพื่อนำไปสู่การวางแผนและกลยุทธ์การบริหารบุคคลที่มีประสิทธิภาพสูงสุด - ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมาย
สำหรับ SMEs ที่ให้ความสำคัญกับการเติบโตอย่างยั่งยืน การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน (PDPA) เป็นเรื่องที่ไม่สามารถประนีประนอมได้ ซอฟต์แวร์HR ของ ByteHR ก็ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลสูงสุด โดยใช้การเข้ารหัสระดับสูงและมีการสำรองข้อมูลประจำวัน นอกจากนี้ ระบบยังถูกอัปเดตอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายและข้อบังคับท้องถิ่น ทำให้ SMEs มั่นใจได้ว่าการบริหารจัดการบุคลากรและการทำเงินเดือนจะเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎหมาย - ราคาที่ยืดหยุ่นและทีมสนับสนุนที่ยอดเยี่ยม เป็นโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับ SMEs
ByteHR เข้าใจถึงความต้องการและข้อจำกัดด้านงบประมาณของ SMEs จึงนำเสนอแพ็คเกจราคาที่ยืดหยุ่น สามารถเลือกเพิ่มฟังก์ชันตามความต้องการและขนาดของพนักงานที่เพิ่มขึ้นได้ในอนาคต ทำให้ธุรกิจสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง ที่สำคัญที่สุดคือ ByteHR มีทีมงานสนับสนุนและทีมฝึกอบรมในประเทศที่พร้อมให้ความช่วยเหลืออย่างรวดเร็วและเป็นกันเอง ตั้งแต่การขึ้นระบบ การอัปโหลดข้อมูล ไปจนถึงการให้คำปรึกษาในการทำเงินเดือนครั้งแรก การมีทีมงานที่คอยดูแลอย่างใกล้ชิดนี้เองที่ทำให้ SMEs สามารถเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่ได้อย่างราบรื่นและมั่นใจ
ระบบ HRM ของ ByteHR คือคู่คิดทางธุรกิจที่ SMEs ต้องการ
ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HRM) ของ ByteHR ไม่ได้เป็นเพียงแค่ซอฟต์แวร์ แต่เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยให้ SMEs สามารถบริหารจัดการคนได้อย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ ด้วยความสามารถในการลดภาระงานประจำวัน การเพิ่มความแม่นยำในการทำเงินเดือน การทำให้กระบวนการทำงานโปร่งใส และการมอบข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจ ระบบนี้ช่วยปลดล็อกศักยภาพของทีม HR ให้สามารถทำหน้าที่เป็นคู่คิดทางธุรกิจได้อย่างแท้จริง
หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาโซลูชันที่จะทำให้การบริหารคนเป็นเรื่องง่าย ลดความผิดพลาด และพร้อมสำหรับการเติบโตในยุคดิจิทัล การลงทุนในระบบจาก ByteHR คือการตัดสินใจที่คุ้มค่าและเป็นก้าวสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม
