ส่องข้อดีของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในยุคดิจิทัล

แนวคิดองค์กรไร้กระดาษ หรือ Paperless ได้กลายมาเป็นแนวคิดที่ได้รับความนิยมมากขึ้นและมีหลายองค์กรเองที่พยายามจะบรรลุเป้าหมายนี้ให้สำเร็จ ซึ่งแน่นอนว่าในปัจจุบันนี้ก็ได้มีเทคโนโลยีที่เรียกว่า “ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” เข้ามาช่วยให้การทำงานแบบไร้กระดาษกลายเป็นเรื่องที่สะดวกและง่ายดายยิ่งขึ้น บทความนี้เราจะพามารู้จักข้อดีของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมแนะนำแนวทางการเปลี่ยนองค์กรให้กลายเป็นองค์กรไร้กระดาษแบบได้ผล ติดตามกันได้เลย 

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ ระบบที่จะเข้ามาเปลี่ยนแปลงการทำงานในรูปแบบเดิม ๆ จากการใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษที่ยากต่อการจัดการ ทั้งในเรื่องของปริมาณและความซับซ้อนในการใช้ เปลี่ยนให้กลายเป็นเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลที่ทั้งสะดวก รวดเร็ว และประหยดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารได้มากกว่า ซึ่งเมื่อเอกสารมาอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล และนำเข้ามาทำงานร่วมกับระบบจัดการเอกสารนี้ ก็จะช่วยให้การจัดการเอกสารจำนวนมากกลายเป็นเรื่องง่ายเพียงปลายนิ้ว ตั้งแต่การจัดหมวดหมู่ การปรับปรุงแก้ไข การส่งต่อให้แผนกต่าง ๆ ตลอดจนการอนุมัติ ก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ทำให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นกว่าที่เคย 

ข้อดีของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

• สะดวกรวดเร็ว ด้วยการทำงานบนไฟล์ดิจิทัล ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้ตลอดเวลา
• งานดำเนินได้ราบรื่น เพราะสามารถแชร์ไฟล์กันได้ง่าย ติดตามการแก้ไขได้ตลอดเวลา และสามารถอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ธุรกิจดำเนินต่อได้อย่างไม่มีสะดุด
• มีความปลอดภัยสูง ลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหาย เสื่อมสภาพ และยังลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล เพราะสามารถจำกัดสิทธิ์การใช้งานได้อีกด้วย 
• คุ้มค่ากับการลงทุน ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร รวมถึงค่าใช้จ่ายในการทำงานกับเอกสารในรูปแบบกระดาษ ซึ่งล้วนแต่เป็นวัสดุสิ้นเปลืองที่ต้องซื้อซ้ำไม่รู้จบ

อยากเปลี่ยนเป็นองค์กรไร้กระดาษ ต้องทำอย่างไร?

สำหรับองค์กรใดที่สนใจอยากติดตั้งระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเปลี่ยนไปสู่องค์กรไร้กระดาษอย่างเต็มตัว แต่ยังไม่แน่ใจว่าควรเริ่มต้นอย่างไร แนะนำว่าอันดับแรกให้เริ่มต้นจากการจัดอบรมเพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเรื่องประโยชน์ที่จะได้รับจากการเปลี่ยนไปเป็นองค์กรไร้กระดาษ และค่อย ๆ เริ่มทยอยลดกระดาษในงานที่ไม่จำเป็น อาจเริ่มเฉพาะบางแผนก แล้วจึงค่อย ๆ ทยอยปรับเปลี่ยนไปเป็นวงกว้าง ในช่วงแรกอาจต้องมีผู้นำที่คอยให้คำปรึกษา และมีฝ่าย IT ที่ค่อยให้ความรู้เกี่ยวกับการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเมื่อใช้เวลาไม่นานแล้ว องค์กรก็จะสามารถเข้าสู่ยุคขององค์ไร้กระดาษอย่างสมบูรณ์ และเปลี่ยนเข้าสู่องค์กรดิจิทัลอย่างเต็มตัว

และทั้งหมดนี้ก็คือข้อดีที่น่าสนใจของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมแนวทางง่าย ๆ ในการปรับเปลี่ยนองค์กรไปสู่องค์กรไร้กระดาษ หากองค์กรใดที่สนใจ บอกได้เลยว่าต้องรีบเริ่มต้นตั้งแต่วันนี้ ก่อนที่จะตกขบวน!