ทำงานที่บ้านกันมาก็เข้ารอบสองแล้ว เชื่อว่าหลายคนที่ต้องเปลี่ยนจากการทำงานออฟไลน์มาเป็นออนไลน์ เพื่อให้การทำงานยังคงทำได้อย่างต่อเนื่อง หนึ่งในนั้นคือการใช้แอปเข้าช่วย วันนี้จะมากล่าวถึงแอปฯ Microsoft Teams หนึ่งในแอปฯ ยอดฮิตที่คนทำงานใช้กัน อะไรคือ Best of ยอดนิยมของฟีเจอร์เด็ดๆ ที่เหล่าคนทำงานเค้าใช้กันบ้างในปี 2020
10 Best of Teams Features ที่คนไทยนิยมในปี 2020
1.Meeting Record
บันทึกในรูปแบบวิดิโอเพื่อไม่พลาดทุกรายละเอียดของการประชุม พร้อมให้ผู้ร่วมประชุมรีเพลย์ได้ทุกเมื่อ ช่วยบันทึกการพูดคุยพร้อม presentation ที่เกิดขึ้นในการประชุม หลังจากการประชุมเสร็จสิ้นสามารถนำมาฟังใหม่ได้ทันที เพื่อให้กับผู้ที่พลาดการประชุม หรือต้องการใช้ประกอบการทำงานได้อย่างไร้กังวล
2.Blur Background
จัดฉากหลังไม่ทัน เบลอไปเลยแล้วกันง่ายดี ใช้กันเยอะเลย สำหรับใครที่เบื่อพื้นหลังแบบเดิมๆ หรือบางครั้งไม่พร้อมให้ใครเห็นฉากหลัง หมดห่วงได้เลยเมื่อ Teams ให้คุณประชุมออนไลน์แบบไม่ต้องห่วงว่าจะเห็นอะไรด้านหลังเราอีกต่อไป! เพราะ AI จะเข้ามาช่วยเบลอพื้นหลังที่ไม่พึงประสงค์ออกไปอย่างง่ายดาย
3.Co-Authoring
แก้งานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ได้จากทุกที่ ในขณะที่คุยกันไปด้วยในที่ประชุม หรือออกจากที่ประชุมมาทำด้วยกันก็ได้ ทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวกันได้อย่างง่ายดายโดยเปิดบน Microsoft Teams ได้เลยไม่ว่าจะเป็น Word, PowerPoint และ Excel แก้ไขงานไปได้พร้อมกันบนไฟล์เดียวกันและติดตามประวัติการแก้ไขได้ด้วย นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มความคิดเห็น และสิ่งที่ต้องทำ หรือสนทนากับเพื่อนร่วมงานได้ผ่านการแชตบนไฟล์ได้ทันที
4.File sharing
แชร์ไฟล์กับคนในคอล ง่ายแค่ “คลิก” เดียว เพราะความง่ายเลยติดอันดับที่ 4 เลยทีเดียว แค่เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์ จากนั้นโยนไฟล์เข้าไปในแชท หรือเลือกไฟล์จากใน drive ตัวเองก็ได้ สามารถแชร์ไฟล์ได้ทุกรูปแบบ จะแชร์แบบหนึ่งต่อหนึ่งหรือกลุ่มเฉพาะที่ประชุมกันก็ไม่มีปัญหา ระหว่างประชุมก็ยังสามารถพูดคุยเกี่ยวกับไฟล์ได้โดยตรงจากหน้าต่าง หรือกำหนดเวลาการประชุมได้โดยไม่ต้องออกจากการแชท แถมไม่ต้องสลัปแอปฯ ไปมาอีกต่างหาก เพราะทุกอย่างมีอยู่ในแชทหมดแล้ว!
5.Live reactions
ให้ผู้ร่วมประชุมแสดงความรู้สึกแบบเรียลไทม์ได้ง่ายขึ้น ผ่านอีโมจิแบบไลฟ์บนหน้าจอ ในหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น หัวเราะ ปรบมือ หรือกดหัวใจ เพื่อสื่อสารทุกความในใจหรือให้กำลังใจกับเพื่อนๆ ให้รู้ว่าเรายังตั้งใจฟังเค้าอยู่นะ แถมช่วยให้บรรยากาศในการประชุมไม่น่าเบื่ออีกด้วย อันนี้เป็นฟังก์ชั่นใหม่ แต่ก็ฮิตทันทีที่ออกมา
6.Raise Your Hand
ส่งสัญญาณ เมื่อต้องการแสดงความคิดเห็นผ่านการยกมือแบบดิจิทัล โดยเฉพาะการประชุมออนไลน์ที่มีคนประชุมเยอะๆ แต่ไม่อยากขัดจังหวะการสนทนา ก็สามารถคลิกที่ไอคอน ”✋” เพื่อขอพูดในที่ประชุมได้เลย
7.Give หรือ Request control
ใครอยากพรีเซนต์งานตอนไหนก็ได้ ไม่ติดขัด กรณีที่กำลังแชร์ไฟล์
พรีเซนต์อยู่ และต้องการให้ผู้เข้าร่วมการประชุมคนอื่นช่วยแชร์ไฟล์ ก็สามารถเลือกคำสั่ง “Give control” ให้เพื่อนร่วมงานช่วยแชร์ได้ และในขณะเดียวกันเพื่อนสมาชิกในทีมต้องการพรีเซนต์บ้าง ก็สามารถขอได้เหมือนกันผ่าน “Request control” เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่ช่วยทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น และดูเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น
8.Audio and video calling
ฟรีคอล ที่ใช้บนโทรศัพท์มือถือได้เลย หากคุณมีแอปทีมส์ในมือถือ จะคุยเดี่ยว หรือคุยเป็นกลุ่มก็ไม่มีปัญหา หรือจะคุยบนดีไวซ์ใดก็ได้เพียงเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตเท่านั้น
9.Voice call
มีเบอร์ออฟฟิศติดตัว ลูกค้าจะได้ไม่ต้องโทรเข้าเบอร์ส่วนตัว เสมือนยกโทรศัพท์ออฟฟิศติดตัวไปด้วยทุกที่ โทรหรือรับสายที่ไหนก็ได้ เพียงใช้เบอร์ออฟฟิศ เบอร์เดียวเอาอยู่! แถมมีบริการโอนสายไปให้คนอื่น ในกรณีที่เรายังไม่ว่างรับสายได้อีกด้วย อันนี้เรียกว่ามันฮิตหรือจะเรียกว่าจำเป็นก็ได้
10.Together Mode
สร้างบรรยากาศการประชุมแบบใหม่ให้สดใส และมีลูกเล่นกว่าเดิม ปรับเปลี่ยนมุมมองการเข้าประชุมได้ตามใจชอบ โดยการนำผู้เข้าร่วมประชุมไปไว้ในฉากต่างๆ เช่น ฉากห้องสมุด ห้องประชุมใหญ่ ร้านกาแฟ ราวกับว่าทุกคนอยู่ในสถานที่เดียวกันจริงๆ สร้างบรรกาศที่อบอุ่นขึ้น
สำหรับการก้าวข้ามผ่านสู่การทำงานที่ไม่ยึดติดกับสถานที่ หลายๆคนเริ่มมีฝีมือหรือฝึกฝนทักษะด้านดิจิทัลมากันพอสมควร โดยเฉพาะฟีเจอร์หรือโซลูชันส์ที่เกี่ยวข้องหรือเอื้อให้ทำงานได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่อย่างหนึ่งที่ลืมไม่ได้ เพราะเราอยู่บนโลกดิจิทัลแล้ว ความปลอดภัยท่ามกลางสถานการณ์ปัจจุบันนั้นมีความจำเป็นมาก เลยขอแนะนำอีกหนึ่งโซลูชันที่จะเข้ามาทำให้การทำงานสะดวกยิ่งขึ้นเสมือนยกออฟฟิศมาไว้กับเรา คือการทำงานผ่าน Microsoft Azure ที่เรียกว่า “Windows Virtual Desktop” เพื่อตอบโจทย์การทำงานที่บ้าน หรือ Work From Home ให้เป็นเรื่องที่ง่าย สะดวก บนความปลอดภัยที่มากกว่า
ทั้งนี้ Windows Virtual Desktop หรือ เดสก์ท็อปเสมือนจริง เป็นบริการจากไมโครซอฟท์ที่ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญภายในองค์กรได้จากที่บ้านจากเครือข่ายไหนก็ได้ โดยไม่จำเป็นต้องยกคอมฯ ที่ออฟฟิศกลับบ้าน และองค์กรก็ไม่ต้องเปิดเซิร์ฟเวอร์หรือพีซีของออฟฟิศเอาไว้ตลอดเวลา เพียงแค่ยกข้อมูล แอปฯ และไฟล์ต่าง ๆที่สำคัญ ขึ้นไปรันบนคลาวด์ Microsoft Azure ที่ขึ้นชื่อเรื่องการบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และมีความมั่นคงปลอดภัยอันแสนครบครันตามมาตรฐานระดับสากล
