ใบเสนอราคา (Quotation) คือ เอกสารใบแรกที่กำหนดกติกาการขายทั้งหมด บทความนี้สรุปว่าใบเสนอราคาต้องมีอะไรบ้าง ต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร
ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร ? ต้องมีอะไรบ้าง ออกอย่างไรให้ถูกต้อง
ใบเสนอราคา (Quotation) คือ เอกสารที่เจ้าของธุรกิจจำนวนมากมองว่าเป็นแค่กระดาษแจ้งราคาที่ต้องส่งให้ลูกค้าก่อนเริ่มงาน แต่ในความเป็นจริง ใบเสนอราคาคือเอกสารที่ “วางกติกา” ของการซื้อขายทั้งหมดไว้ล่วงหน้า ทั้งราคา ขอบเขตงาน เงื่อนไขการจ่ายเงิน และกำหนดส่งมอบ ใบเสนอราคาที่เขียนไม่ครบจึงไม่ได้แค่ดูไม่เป็นมืออาชีพ แต่มักกลายเป็นต้นตอของงานงอก เงินทวงไม่ได้ และข้อพิพาทที่ตามมาทีหลัง
บทความนี้จะพาไปดูว่าใบเสนอราคาคืออะไร ต่างจากใบแจ้งหนี้ตรงไหน ต้องมีองค์ประกอบอะไรบ้าง ควรกำหนดอายุกี่วัน และข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ธุรกิจเสียเงินโดยไม่รู้ตัว
ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร ?
ใบเสนอราคา หรือ Quotation คือเอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการจัดทำขึ้น เพื่อแจ้งราคาสินค้าหรือบริการพร้อมเงื่อนไขสำคัญให้ลูกค้าพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ ไม่ว่าจะเป็นจำนวน ราคาต่อหน่วย ส่วนลด ภาษีมูลค่าเพิ่ม วิธีชำระเงิน กำหนดส่งมอบ และระยะเวลาที่ราคานี้ใช้ได้
สิ่งที่ทำให้ใบเสนอราคาต่างจากการบอกราคาทางแชตหรือปากเปล่า คือมันเป็น “คำเสนอ” ที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อลูกค้าตอบรับโดยไม่แก้เงื่อนไข ข้อตกลงซื้อขายก็เกิดขึ้นทันทีแม้ยังไม่ได้ทำสัญญาฉบับเต็ม ใบเสนอราคาที่ลูกค้าลงนามตอบรับจึงใช้เป็นหลักฐานได้เมื่อมีปัญหา และในทางกลับกัน ผู้ขายก็ต้องยืนราคาตามที่เสนอไว้ภายในระยะเวลาที่ระบุ แม้ต้นทุนจะเปลี่ยนไปก็ตาม
ส่วนในทางบัญชี ใบเสนอราคายังไม่ใช่รายการที่ต้องบันทึก เพราะการขายยังไม่เกิดขึ้นจริง และไม่ใช่เอกสารทางภาษี ลูกค้านำไปใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อไม่ได้
ใบเสนอราคาอยู่ตรงไหนในวงจรขาย ?
ธุรกิจส่วนใหญ่มีเอกสารขายเรียงกันเป็นลำดับ และแบบฟอร์มใบเสนอราคาคือใบแรกสุด
- ใบเสนอราคา → ใบสั่งซื้อจากลูกค้า → ใบส่งของ → ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล → ใบเสร็จรับเงิน (และใบกำกับภาษี สำหรับกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม)
เอกสารทุกใบที่ตามมาจะอ้างอิงข้อมูลจากใบเสนอราคา ดังนั้นถ้าใบแรกผิด ใบที่เหลือก็ผิดตาม นี่คือเหตุผลที่ใบเสนอราคาสำคัญกว่าที่หลายคนคิด
ใบเสนอราคาต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร ?
สองเอกสารนี้ถูกสับสนกันบ่อยที่สุด เพราะหน้าตาคล้ายกันและมีรายการสินค้าเหมือนกัน แต่หน้าที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง
| ใบเสนอราคา (Quotation) | ใบแจ้งหนี้ (Invoice) | |
| ออกเมื่อ | ก่อนลูกค้าตัดสินใจซื้อ | หลังตกลงซื้อขายหรือส่งมอบแล้ว |
| วัตถุประสงค์ | เสนอราคาและเงื่อนไขให้พิจารณา | เรียกเก็บเงินตามยอดที่ต้องจ่าย |
| ลูกค้าต่อรองได้ไหม | ได้ ยังเป็นข้อเสนอ | ไม่ได้ เป็นยอดที่ตกลงแล้ว |
| ข้อมูลเฉพาะ | วันที่ราคาใช้ได้ถึง | วันครบกำหนดชำระ |
| ผลทางบัญชี | ยังไม่บันทึก | บันทึกรายได้และลูกหนี้การค้า |
ในใบเสนอราคาหรือใบ Quotation ต้องมีอะไรบ้าง ?
กฎหมายไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มตายตัว แต่ใบเสนอราคาที่ดีควรตอบลูกค้าได้ครบในใบเดียวว่า ใครเสนอ เสนออะไร ราคาเท่าไหร่ ใช้ได้ถึงเมื่อไหร่ และมีเงื่อนไขอะไร โดยแบ่งเป็น 3 ส่วน
- ส่วนที่ 1 ข้อมูลทั่วไป — คำว่า “ใบเสนอราคา / Quotation” บนหัวเอกสาร ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และช่องทางติดต่อของทั้งผู้ขายและลูกค้า เลขที่เอกสารแบบรันต่อเนื่อง วันที่ออก และวันที่ราคาใช้ได้ถึง
- ส่วนที่ 2 รายการและยอดเงิน — รายการสินค้าหรือบริการแยกทีละบรรทัด จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย ส่วนลด ยอดก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% (ถ้าจด VAT ต้องแยกแสดงชัดเจน) และยอดรวมสุทธิ
- ส่วนที่ 3 เงื่อนไขและการลงนาม — เงื่อนไขการชำระเงิน เงื่อนไขการส่งมอบ สิ่งที่ไม่รวมในราคา เงื่อนไขการยกเลิก ลายมือชื่อผู้เสนอราคา และช่องให้ลูกค้าลงนามตอบรับ
จุดที่ถูกมองข้ามมากที่สุดคือช่องลงนามตอบรับของลูกค้า หลายธุรกิจมีแต่ลายเซ็นฝั่งตัวเอง พอลูกค้าตกลงด้วยวาจาแล้วเปลี่ยนใจ ก็ไม่มีหลักฐานว่าเคยตอบรับไว้
ตัวอย่างใบเสนอราคา พร้อมวิธีคำนวณยอด
มาดูตัวอย่างใบเสนอราคาที่ถูกต้อง โดยสมมติฟรีแลนซ์รับออกแบบเว็บไซต์ ออกใบเสนอราคาให้ลูกค้าดังนี้
- ยอดรวมก่อนส่วนลด 46,000 บาท
- ส่วนลด 10% = 4,600 บาท → ยอดก่อนภาษี 41,400 บาท
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% = 2,898 บาท
- ยอดรวมสุทธิ 44,298 บาท
- เงื่อนไข: มัดจำ 50% เมื่อยืนยัน ส่วนที่เหลือชำระเมื่อส่งมอบ ราคานี้ใช้ได้ถึงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2569 ส่งมอบภายใน 14 วันทำการนับจากวันที่ได้รับข้อมูลครบ
สังเกตว่าเงื่อนไขสุดท้ายเขียนว่า “นับจากวันที่ได้รับข้อมูลครบ” ไม่ใช่ “นับจากวันตอบรับ” เพราะถ้าลูกค้าส่งข้อมูลช้า กำหนดส่งงานจะเลื่อนตามไปด้วยโดยไม่ต้องเถียงกัน
ใบเสนอราคาควรกำหนดอายุกี่วัน ?
กฎหมายไม่ได้กำหนด ผู้ขายกำหนดเองตามความเสี่ยงด้านต้นทุน โดยทั่วไปอยู่ที่ 7–30 วัน สิ่งสำคัญคือระบุเป็นวันที่ชัดเจน เช่น “ราคานี้ใช้ได้ถึง 30 พฤศจิกายน 2569” แทนการเขียนว่า “30 วัน” ซึ่งเถียงกันได้ว่านับจากวันไหน
| ประเภทสินค้า/บริการ | อายุที่นิยม |
| สินค้าที่ราคาผันผวน เช่น วัสดุก่อสร้าง สินค้านำเข้า | 7–15 วัน |
| สินค้าทั่วไป ค้าปลีก-ค้าส่ง | 15–30 วัน |
| งานบริการ งานออกแบบ ฟรีแลนซ์ | 30 วัน |
| งานโครงการ งานรับเหมา | 30–60 วัน |
เหตุผลที่ต้องจริงจังกับอายุใบเสนอราคา เพราะถ้าลูกค้าตอบรับภายในวันที่ราคายังมีผล คุณต้องยืนราคานั้นแม้ต้นทุนจะขึ้นไปแล้ว ธุรกิจที่ต้นทุนผันผวนจึงควรตั้งอายุให้สั้น หรือระบุไว้ชัดว่าราคาอาจปรับตามต้นทุนหากยืนยันหลังวันที่กำหนด
7 ข้อผิดพลาดในใบเสนอราคา ที่ทำให้ธุรกิจเสียเงินโดยไม่รู้ตัว มีอะไรบ้าง ?
ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ไม่ได้มาจากความไม่รู้ แต่มาจากความเร่งรีบ เช่น คัดลอกใบเก่ามาแก้แล้วลืมเปลี่ยนชื่อลูกค้า หรือแก้ตัวเลขใน Excel ไม่ครบจนยอดรวมผิด
- ไม่ระบุว่าราคารวมหรือแยก VAT — ขาดทุนส่วนต่างภาษี 7% ทันที หรือลูกค้ารู้สึกถูกบวกเพิ่มทีหลัง
- ไม่มีวันหมดอายุ — ถูกขอให้ยืนราคาเก่าในวันที่ต้นทุนขึ้นไปแล้ว
- ขอบเขตงานกว้างเกินไป — ลูกค้าขอเพิ่มงานโดยอ้างว่าอยู่ในราคา
- คำนวณยอดผิด — ต้องยืนราคาที่ผิด หรือขอแก้จนเสียความน่าเชื่อถือ
- ข้อมูลลูกค้าไม่ครบ — ใบกำกับภาษีที่ออกต่อผิดตามไปด้วย ต้องยกเลิกและออกใหม่
- เลขที่เอกสารซ้ำหรือไม่เป็นระบบ — หาเอกสารไม่เจอ จับคู่กับใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ไม่ได้
- ส่งเป็นไฟล์ที่แก้ไขได้ — ตัวเลขถูกแก้โดยไม่ตั้งใจหรือโดยเจตนา ควรส่งเป็น PDF เสมอ
อีกเรื่องที่ควรเลี่ยงคือการตั้งราคาต่ำเพื่อให้ได้งานก่อนแล้วค่อยไปเก็บเพิ่มทีหลัง เพราะเมื่อลูกค้าตอบรับแล้ว ราคาในใบเสนอราคาคือราคาที่ต้องยืน
แนะนำโปรแกรมออกใบเสนอราคาฟรี ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount
สำหรับใครที่อยากหาโปรแกรมมาช่วยออกใบเสนอราคา ไม่ต้องเขียนมือ หรือทำเองใน Excel ปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำหรับ SME อย่าง FlowAccount ที่ช่วยให้คุณออกใบเสนอราคาได้ฟรีทั้งในนามบริษัทและบุคคลธรรมดา รองรับ 2 ภาษาและหลายสกุลเงิน และส่งให้ลูกค้าได้จากมือถือ ทำให้ฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กเริ่มต้นได้โดยไม่ต้องมีพื้นฐานบัญชี
และสำหรับธุรกิจที่ใช้ AI อย่าง Claude, ChatGPT หรือ Grok ทำงานอยู่ ก็สามารถเชื่อม AI เข้ากับข้อมูลลูกค้าใน FlowAccount ได้ทันที ผ่าน MCP ที่ชื่อว่า FlowAccount AI Connector เมื่อเชื่อมต่อแล้ว ก็สามารถพิมพ์ AI สั่งงานเป็นภาษาไทยธรรมดา เช่น “สร้างใบเสนอราคาให้ บริษัท เอ จำกัด ออกแบบเว็บไซต์ 5 หน้า 40,000 บาท ส่วนลด 10% ราคาใช้ได้ 30 วัน” AI จะดึงข้อมูลจริงจากระบบมาสร้างใบเสนอราคาที่มีเลขที่เอกสารถูกต้องให้ทันที แล้วสรุปรายละเอียดให้ตรวจก่อนยืนยัน
ซึ่ง FlowAccount เปิดให้ใช้ FlowAccount AI Connector ช่วยสร้างใบเสนอราคาได้ฟรีทุกแพ็กเกจ ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการคีย์มือออกไปอีกชั้น และทำการให้ออกใบเสนอราคา ทำได้ง่ายในเวลาไม่ถึง 2 นาที สมัครใช้งานฟรีทุกฟังก์ชัน 30 วันได้ที่ : https://flowaccount.com/
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเสนอราคา
Q : ใบเสนอราคา ภาษาอังกฤษเรียกว่าอะไร ?
A : Quotation หรือย่อว่า Quote คำที่พบบ่อยในใบเสนอราคาภาษาอังกฤษ ได้แก่ Valid Until (ราคาใช้ได้ถึง) Subtotal (ยอดก่อนภาษี) Grand Total (ยอดรวมสุทธิ) Payment Terms (เงื่อนไขการชำระเงิน) Deposit (เงินมัดจำ) และ Accepted by (ลงนามตอบรับโดยลูกค้า)
Q : บุคคลธรรมดาหรือฟรีแลนซ์ ออกใบเสนอราคาได้ไหม ?
A : ได้ ใบเสนอราคาไม่ได้จำกัดเฉพาะนิติบุคคล ฟรีแลนซ์และผู้ประกอบการบุคคลธรรมดาออกได้โดยใช้ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวประชาชนแทนเลขผู้เสียภาษีนิติบุคคล และหากไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็ไม่ต้องแสดง VAT ในเอกสาร
Q : ใบเสนอราคามีผลทางกฎหมายไหม ?
A : มี เมื่อลูกค้าตอบรับโดยไม่แก้เงื่อนไข ถือว่าเกิดข้อตกลงซื้อขายแล้วแม้ยังไม่ได้ทำสัญญาฉบับเต็ม ผู้ขายต้องยืนราคาตามที่เสนอภายในระยะเวลาที่ระบุ และใบเสนอราคาที่ลูกค้าลงนามตอบรับใช้เป็นหลักฐานได้หากเกิดข้อพิพาท
Q : ลูกค้าขอแก้ไขหรือยกเลิกหลังออกใบเสนอราคาแล้ว ต้องทำอย่างไร ?
A : ถ้าลูกค้ายังไม่ตอบรับ ออกฉบับใหม่แทนได้ทันที โดยเปลี่ยนสถานะฉบับเดิมเป็นยกเลิกแต่ไม่ลบทิ้ง และระบุในฉบับใหม่ว่าใช้แทนเลขที่เดิม ถ้าลูกค้าตอบรับแล้ว ต้องตกลงร่วมกันทั้งสองฝ่ายเป็นลายลักษณ์อักษร และเคลียร์ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว เช่น เงินมัดจำหรือวัสดุที่สั่งไว้
Q : ส่งใบเสนอราคาทางอีเมลหรือ LINE ได้ไหม ?
A : ได้ และมีผลทางกฎหมายเหมือนฉบับกระดาษตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ควรส่งเป็นไฟล์ PDF เพื่อป้องกันการแก้ไขตัวเลข และเก็บหลักฐานการส่งและการตอบรับจากลูกค้าไว้ทุกครั้ง
