HR Software ตัวช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการ HR ให้เป็นระบบ
เมื่อองค์กรมีจำนวนพนักงานและกระบวนการ HR เพิ่มขึ้น การจัดการข้อมูลด้วยไฟล์หรือระบบที่แยกกันอาจทำให้ข้อมูลกระจายและต้องทำงานซ้ำในหลายขั้นตอน ตั้งแต่ข้อมูลพนักงาน การเข้า-ออกงาน การลา ไปจนถึงการประเมินผลและการพัฒนาบุคลากร HR Software จึงเข้ามาช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการ HR ให้เป็นระบบมากขึ้น โดยเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องระหว่างแต่ละฟังก์ชัน เพื่อให้ HR สามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อในงานด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้รูปแบบและขอบเขตการทำงานจะแตกต่างกันไปตามแต่ละระบบและการตั้งค่าขององค์กร บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า HR Software คืออะไร มีฟังก์ชันอะไรบ้าง และ Core HR มีบทบาทอย่างไรในฐานะศูนย์กลางข้อมูลบุคลากร
โปรแกรม HR คืออะไร? ช่วยบริหารงาน HR อย่างไร?
โปรแกรม HR คือเครื่องมือที่ช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบมากขึ้น ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลพนักงานและโครงสร้างองค์กร ไปจนถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เช่น การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน การลา การเบิกสวัสดิการ การประเมินผล และการพัฒนาบุคลากร โดยขอบเขตฟังก์ชันจะแตกต่างกันไปตามประเภทของระบบและความต้องการของแต่ละองค์กร
การนำโปรแกรม HR มาใช้จึงไม่ได้จำกัดอยู่เฉพาะการจัดการ Payroll แต่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการ HR ในหลายด้านเข้าด้วยกัน ช่วยให้ HR ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน จัดการข้อมูลได้เป็นระบบ และนำข้อมูลไปใช้ต่อในกระบวนการบริหารบุคลากรได้สะดวกขึ้น
Core HR คืออะไร? ทำไมจึงเป็นพื้นฐานสำคัญของ HRIS Software?
HRIS (Human Resources Information System) คือระบบหรือกลุ่มซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการข้อมูลและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลขององค์กร โดยสามารถครอบคลุมฟังก์ชัน HR หลายด้าน เช่น การจัดการข้อมูลพนักงาน การบริหารเวลาและการลา Payroll รวมถึงการพัฒนาบุคลากร ทั้งนี้ขอบเขตจะแตกต่างกันไปตามแต่ละระบบ
ส่วน Core HR เป็นองค์ประกอบสำคัญภายใน HRIS ที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลบุคลากร เช่น Employee Profile, Organization, Position รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ Onboarding และ Offboarding โดยข้อมูลจาก Core HR สามารถนำไปเชื่อมต่อกับกระบวนการ HR ด้านอื่น ๆ เช่น Time Attendance, Payroll, Performance และ Talent Management ได้
ดังนั้น Core HR ไม่ได้หมายถึง HRIS ทั้งระบบ แต่เป็นส่วนสำคัญที่ช่วยวางโครงสร้างข้อมูลบุคลากรให้เป็นระบบและพร้อมนำไปใช้ต่อในกระบวนการ HR อื่น ๆ
โปรแกรม HR มีฟังก์ชันอะไรบ้าง?
HRM การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล
เน้นฟังก์ชันที่รองรับงาน HR Operation ตั้งแต่การจัดการข้อมูลพนักงานและโครงสร้างองค์กร ไปจนถึงกระบวนการที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน เช่น
- Core HR – จัดการข้อมูลพนักงาน โครงสร้างองค์กร ตำแหน่ง และประวัติการทำงาน
- Time Attendance & Leave – บันทึกเวลาเข้า-ออกงาน การลา และการจัดการเวลาทำงาน
- Shift Scheduling – จัดตารางกะและเวลาทำงานตามรูปแบบขององค์กร
- Payroll – จัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณและจ่ายเงินเดือน
- Benefits & Claims – จัดการสวัสดิการ การเบิก และการเคลมตามสิทธิของพนักงาน
- Employee Self-Service – ให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลและดำเนินการด้าน HR ที่เกี่ยวข้องได้ด้วยตนเอง
HRD การพัฒนาบุคลากร
เน้นการพัฒนาศักยภาพและการบริหาร Talent เพื่อสนับสนุนการเติบโตของพนักงานและองค์กร เช่น
- Performance Management – กำหนดเป้าหมาย ติดตาม และประเมินผลการปฏิบัติงาน
- Learning & Development – วางแผนการเรียนรู้และพัฒนาทักษะของพนักงาน
- Talent Management – ค้นหาและบริหารกลุ่ม Talent รวมถึงวางแผนการเติบโตในสายอาชีพ
- Succession Planning – วางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งสำคัญ
- Career Development – สนับสนุนการวางแผนเส้นทางการเติบโตของพนักงาน
ทั้ง HRM และ HRD สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้ เช่น ข้อมูลตำแหน่งและผลการปฏิบัติงานจาก HRM สามารถนำไปใช้ประกอบการวางแผนพัฒนาและบริหาร Talent ในส่วนของ HRD
โปรแกรม HR รองรับองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อนได้อย่างไร?
สำหรับองค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ การบริหารงาน HR มักไม่ได้มีเพียงข้อมูลพนักงานพื้นฐานเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับโครงสร้างหลายบริษัท หลายสาขา หลายหน่วยงาน สายการบังคับบัญชาที่แตกต่างกัน รวมถึงนโยบายด้านเวลา วันลา สวัสดิการ และขั้นตอนการอนุมัติที่ไม่เหมือนกันในแต่ละกลุ่มพนักงาน
โปรแกรม HR ที่รองรับองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อนจึงควรช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลและกระบวนการเหล่านี้ได้อย่างเป็นระบบ
- รองรับโครงสร้างหลายบริษัทและหลายหน่วยงานเพื่อให้ HR สามารถบริหารข้อมูลพนักงานตามบริษัท สาขา แผนก ตำแหน่งงาน หรือสายการบังคับบัญชาได้อย่างชัดเจน
- กำหนด Workflow การอนุมัติได้ตามโครงสร้างจริง เช่น การอนุมัติหลายขั้นตอน หรือการอนุมัติที่แตกต่างกันตามหน่วยงาน ตำแหน่ง หรือประเภทคำขอ
- ตั้งค่านโยบาย HR ได้ยืดหยุ่น เช่น นโยบายวันลา เวลาเข้างาน กะการทำงาน OT หรือสิทธิประโยชน์ที่แตกต่างกันในแต่ละกลุ่มพนักงาน
- เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกระบวนการสำคัญ เช่น Core HR, Time Attendance, Leave, Payroll และ Reporting เพื่อลดการกรอกข้อมูลซ้ำและช่วยให้ข้อมูลไหลต่อกันได้อย่างเป็นระบบ
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท เพื่อให้ HR ผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานเข้าถึงข้อมูลหรือฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของตนเองเท่านั้น
ปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาก่อนเลือก HRIS Software
ก่อนเลือก HRIS Software ควรพิจารณาว่าระบบรองรับโครงสร้างและกระบวนการทำงานขององค์กรได้มากน้อยเพียงใด โดยปัจจัยสำคัญ ได้แก่
- โครงสร้างองค์กรและจำนวนพนักงาน – รองรับหลายหน่วยงาน หลายสาขา และจำนวนพนักงานที่แตกต่างกัน
- Business Process และ Workflow – รองรับขั้นตอนการทำงานและเงื่อนไขการอนุมัติขององค์กร
- การเชื่อมโยงข้อมูล – เชื่อมต่อกับ Payroll, ERP, ระบบลงเวลา และระบบอื่นที่เกี่ยวข้อง
- ความปลอดภัยของข้อมูล – กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและบริหารข้อมูลบุคลากรอย่างเหมาะสม
- การรองรับการเติบโต – ขยายจำนวนพนักงาน โครงสร้าง และกระบวนการ HR ได้ในอนาคต
- ประสบการณ์ของผู้ให้บริการ – มีความเข้าใจ Business Process และประสบการณ์ในการวางระบบ HR Software
สำหรับองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน HR Software จึงควรเป็นแพลตฟอร์มที่เชื่อมโยงข้อมูล โครงสร้าง และกระบวนการ HR เข้าด้วยกัน เพื่อรองรับการบริหารบุคลากรและการเติบโตขององค์กรในระยะยาว
ปรึกษา HR Software ที่เหมาะกับองค์กรกับ Humanica
การเลือก HR Software ควรเริ่มจากการทำความเข้าใจโครงสร้างองค์กร Business Process และความต้องการของแต่ละหน่วยงาน เพื่อกำหนดแนวทาง HR Solution ที่เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานขององค์กร
Humanica ให้บริการด้าน HR Solutions โดยช่วยวิเคราะห์ Requirement และให้คำปรึกษาเกี่ยวกับแนวทางการเลือกและวางระบบ HR Software ให้สอดคล้องกับโครงสร้างและกระบวนการ HR ของแต่ละองค์กร
โทรศัพท์ (02-636-6999)
Email : [email protected]
