หลายคนคุ้นเคยกับโปรแกรม Excel ในการทำงานอยู่แล้ว เพราะเป็นโปรแกรมพื้นฐานที่ใช้งานง่าย เริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็ว และมีความยืดหยุ่นสูง โดยเฉพาะช่วงเริ่มต้นของการทำธุรกิจที่กระบวนการทำงานยังไม่ซับซ้อน โดย Excel สามารถจัดการข้อมูล สรุปรายงาน ตลอดจนปรับการใช้งานได้ง่ายตามรูปแบบธุรกิจ
เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ย่อมส่งผลให้การทำงานและบริหารจัดการซับซ้อนยิ่งขึ้นเช่นกัน หลายองค์กรเริ่มเผชิญกับปัญหาข้อมูลกระจัดกระจาย แต่ละฝ่ายทำงานไม่เชื่อมต่อกัน และทำงานซ้ำซ้อนเนื่องจากต้องคีย์ข้อมูลด้วยตนเอง ส่งผลให้เสียเวลาในการทำงาน และมีโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้จาก Human Error ง่ายขึ้นอีกด้วย
ขณะเดียวกัน การแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบันจะต้องอาศัย “ความเร็ว” และ “ข้อมูลที่แม่นยำ” เป็นปัจจัยสำคัญเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จ ผู้บริหารต้องการข้อมูลเพื่อวิเคราะห์และตัดสินใจ ดังนั้น การทำงานด้วย Excel แบบเดิมอาจจะไม่ตอบโจทย์ ซึ่งก็เป็นหนึ่งในสาเหตุที่หลายองค์กรเริ่มมองหาระบบ ERP ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการธุรกิจยุคใหม่ เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลและกระบวนการทำงานจากทุกแผนกให้อยู่บนระบบเดียวกัน เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารธุรกิจในระยะยาว
สัญญาณว่าองค์กรอาจเติบโตเกินการใช้ Excel
แม้ Excel จะเหมาะกับการทำงานหลายรูปแบบ แต่หากองค์กรเริ่มมีสัญญาณเหล่านี้ อาจต้องพิจารณาระบบ ERP มากขึ้น
● มีไฟล์ Excel จำนวนมาก โดยแต่ละไฟล์เชื่อมโยงกันด้วยข้อมูลและสูตรที่ซับซ้อน
● การปิดงบบัญชีใช้เวลานาน เพราะต้องรวบรวมข้อมูลและสรุปจากหลายแหล่ง
● ฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี และฝ่ายคลังสินค้าใช้ข้อมูลคนละชุด
● ผู้บริหารไม่สามารถดูข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อวางแผนและตัดสินใจได้
● พนักงานทำงานซ้ำซ้อน หรือคีย์ข้อมูลเอง จนข้อมูลเกิดผิดพลาด
การใช้ระบบ ERP ไม่เพียงแต่จะช่วยเชื่อมข้อมูลทุกแผนกไว้ด้วยกัน แต่ยังลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และลดข้อผิดพลาดที่เกิดจาก Human Error ในขณะเดียวกันก็สามารถดูข้อมูลและรายงานได้แบบเรียลไทม์ ผลลัพธ์ที่ตามมาคือสามารถวางแผนธุรกิจได้อย่างแม่นยำ และรองรับการขยายตัวของธุรกิจในอนาคตได้
การนำระบบ ERP เข้ามาใช้ไม่ใช่แค่เรื่องของการบริหารธุรกิจ แต่กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการขยายตัวและแข่งขันได้ในระยะยาว โดยเฉพาะองค์กรที่กำลังขยายสาขา โรงงาน หรือมีหลายระบบแยกกันอยู่ภายในองค์กร
ทั้งนี้ การเลือก ERP เริ่มต้นใช้งานให้เหมาะสมก็เป็นอีกปัจจัยสำคัญ เพราะแต่ละองค์กรต่างมีรูปแบบการทำงานและปัญหาที่แตกต่างกัน ดังนั้น ควรวางแผนอย่างเป็นระบบ รวมถึงเลือกทีมที่เข้าใจทั้งระบบ มีประสบการณ์ และมีความเชี่ยวชาญ
Quick Transformation พาร์ตเนอร์อย่างเป็นทางการของ Microsoft พร้อมช่วยออกแบบและวางระบบ ERP ทั้ง Microsoft Dynamics 365 Business Central สำหรับธุรกิจ SME และ Finance & Operations สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ให้ทำงานเชื่อมต่อกันมากขึ้น เพราะเมื่อองค์กรเติบโต ธุรกิจมีความซับซ้อน การใช้งาน Excel เพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพออีกต่อไป ระบบ ERP จึงไม่ใช่แค่ระบบใหม่ แต่เป็นการเปลี่ยนวิธีบริหารงานทั้งองค์กรให้ทำงานได้เร็ว แม่นยำ และเชื่อมต่อกันได้อย่างไร้รอยต่อ พร้อมรองรับการเติบโตในอนาคตได้
