BCMS คืออะไร? ระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจที่องค์กรยุคใหม่ต้องมี
การทำธุรกิจนั้นเต็มไปด้วยความเสี่ยง ไม่ว่าจะเป็นจากปัญหาเศรษฐกิจ การโจมตีทางไซเบอร์ หรือภัยพิบัติ BCMS คือหนึ่งในวิธีป้องกันความเสี่ยงเพื่อไม่ให้ธุรกิจเสียหายและหยุดชะงัก เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรรับมือกับความไม่แน่นอนทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ มาทำความเข้าใจว่า BCMS หรือ Business Continuity คืออะไร และมีขั้นตอนอะไรบ้างในการสร้างระบบ BCMS ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
ทำความรู้จัก BCMS (Business Continuity Management System) คืออะไร
BCMS หรือ Business Continuity Management System คือการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ หน้าที่หลักของ BCMS คือช่วยให้องค์กรสามารถเดินหน้าต่อได้แม้จะเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน โดย BCMS จะเป็นกรอบการทำงานที่วางแผนล่วงหน้าอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่นโยบาย ขั้นตอนการทำงาน ไปจนถึงบทบาทหน้าที่ของแต่ละฝ่าย เพื่อให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน ลดผลกระทบต่อธุรกิจหยุดชะงัก และฟื้นตัวได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อเปรียบเทียบกับระบบบริหารความเสี่ยงทั่วไป ความแตกต่างของ BCMS คือ BCMS จะเป็นการให้องค์กรตระหนักว่าบางเหตุการณ์ที่ไม่แน่นอนนั้น อาจเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ จึงให้ความสำคัญกับการเตรียมพร้อมรับมือและการดำเนินธุรกิจต่อเนื่องเมื่อเหตุการณ์เกิดขึ้น กล่าวง่าย ๆ คือ ระบบบริหารความเสี่ยงช่วยลดโอกาสเกิดปัญหา ส่วน BCMS หรือระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจจะช่วยให้องค์กรยังทำงานได้ แม้ปัญหาจะเกิดขึ้นแล้วก็ตาม
แนวทางปฏิบัติและมาตรฐานสากลสำหรับระบบ BCMS คืออะไร?
แนวทางปฏิบัติและมาตรฐานสากลสำหรับระบบ BCMS ถูกพัฒนาเพื่อให้องค์กรมีกรอบการทำงานที่ชัดเจน และฟื้นฟูธุรกิจจากเหตุไม่คาดฝัน โดยมีมาตรฐานที่ใช้เป็นแนวอ้างอิง และขอบเขตดังนี้
• ISO 22301:2019 : Business Continuity Management System เป็นมาตรฐานสากลที่กำหนดกรอบการจัดตั้ง ดำเนินการ และปรับปรุงระบบ Business Continuity Management ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่นโยบาย การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA), การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment), การทำแผน BCP และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• Good Practice Guidelines (GPG) 7.0 : เป็นแนวทางปฏิบัติด้าน BCMS ที่ได้รับการยอมรับในระดับสากล โดยมุ่งเน้นการนำระบบ BCMS ไปประยุกต์ใช้ได้จริงอย่างมีประสิทธิภาพ ครอบคลุมทุกขั้นตอนของการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ และใช้เป็นแนวอ้างอิงที่สอดคล้องกับ ISO 22301
• NFPA 1600:2024 : เป็นมาตรฐานที่กำหนดข้อกำหนดและแนวทางด้านการบริหารจัดการภาวะฉุกเฉินและความต่อเนื่องทางธุรกิจ ครอบคลุมการเตรียมความพร้อม การตอบสนอง และการฟื้นฟูองค์กร เหมาะกับองค์กรที่ต้องการผสาน BCMS เข้ากับระบบบริหารจัดการเหตุฉุกเฉิน
• ISO 31000:2018 : เป็นแนวทางการบริหารความเสี่ยงที่ช่วยสนับสนุนระบบ BCMS มุ่งเน้นการระบุ วิเคราะห์ และประเมินความเสี่ยงที่อาจเป็นภัยคุกคามต่อองค์กร แม้ไม่ใช่มาตรฐานเฉพาะด้าน BCMS แต่เป็นพื้นฐานสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการความเสี่ยงได้อย่างเป็นระบบ
7 ขั้นตอนสำคัญในการวิเคราะห์เพื่อสร้างระบบ BCMS ให้มีประสิทธิภาพ
นอกจากการเข้าใจว่า BCMS คืออะไรแล้ว การจะสร้าง BCMS ให้เกิดประสิทธิภาพต้องมีการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) 7 ขั้นตอนสำคัญ ดังนี้
- การระบุหน่วยธุรกิจ : จัดทำเอกสารหน่วยธุรกิจและระบุกระบวนการที่สำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ เช่น ระบบการผลิต, การขาย, ระบบไอที หรือการเงิน เป็นต้น
- การประเมินผลกระทบ วิเคราะห์ว่าหากหน่วยธุรกิจหยุดชะงัก จะส่งผลกระทบต่อรายได้, การดำเนินงาน, ชื่อเสียง หรือข้อกฎหมายอย่างไร เพื่อให้องค์กรตระหนักถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น
- Maximum Tolerable Period of Disruption (MTPD), Recovery Time Objectives (RTO) และ Recovery Point Objectives (RPO) : กำหนดระยะเวลาสูงสุดที่ธุรกิจสามารถหยุดได้ (MTPD) พร้อมตั้งเป้าหมายเวลาการกู้คืนระบบ (RTO) และจุดข้อมูลที่ยอมรับได้ในการกู้คืน (RPO) เพื่อให้การฟื้นฟูเป็นไปตามกรอบเวลาที่เหมาะสมและไม่กระทบธุรกิจในระยะยาว
- การรวบรวมข้อมูล : เก็บข้อมูลผ่านแบบสอบถามหรือการสัมภาษณ์ เพื่อเข้าใจความเชื่อมโยงของแต่ละหน่วยธุรกิจ, ทรัพยากรที่ต้องใช้ รวมถึงการพึ่งพาลูกค้าหรือบุคคลที่สาม
- การประเมินความเสี่ยง : ประเมินความเสี่ยงและช่องโหว่ที่อาจทำให้เกิดการหยุดชะงัก ทั้งด้านเทคโนโลยี, บุคลากร และปัจจัยภายนอก เพื่อให้องค์กรเตรียมแผนรับมือได้ตรงจุด
- การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ : นำผลจาก BIA มาพัฒนากลยุทธ์และแผน BCP เช่น ระบบการสำรองข้อมูล เพื่อให้ธุรกิจสามารถกลับมาดำเนินงานได้ภายในกรอบ RTO และ RPO ที่ตั้งไว้
- การทบทวนและอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ : BCMS ไม่ใช่แผนที่ทำครั้งเดียวแล้วจบ ควรมีการทบทวนและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของโครงสร้างกระบวนการเทคโนโลยี และความเสี่ยง เพื่อให้แผนยังคงใช้งานได้จริงในทุกสถานการณ์
ประโยชน์ของการปรับปรุงแนวทางการจัดการในระบบ BCMS
สำหรับการปรับใช้ระบบ Business Continuity Management System หรือ BCMS คือการช่วยให้องค์กรมีแผนสำรองจากกรณีที่ธุรกิจหยุดชะงักหรือเกิดปัญหา โดยมีประโยชน์ต่อองค์กรดังนี้
• เพิ่มความพร้อมในการรับมือวิกฤติ ช่วยให้องค์กรตอบสนองต่อเหตุไม่คาดฝันได้อย่างเป็นระบบ
• รักษาความต่อเนื่องของธุรกิจ ทำให้องค์กรยังดำเนินงานได้ แม้อยู่ในสถานการณ์ฉุกเฉิน
• ลดผลกระทบและความเสียหาย ช่วยลดการสูญเสียรายได้ การดำเนินงาน และชื่อเสียงองค์กร
• ฟื้นตัวได้รวดเร็ว ด้วยแผนที่ชัดเจน ทำให้กลับมาดำเนินธุรกิจได้ตามกรอบเวลาที่กำหนด
• เสริมความน่าเชื่อถือให้องค์กร สร้างความมั่นใจให้ลูกค้า คู่ค้า นักลงทุน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ลดค่าใช้จ่าย ลดต้นทุนจากการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าและความเสียหายที่อาจบานปลาย
• รองรับการปฏิบัติตามกฎหมายและมาตรฐาน ช่วยให้องค์กรสอดคล้องกับข้อกำหนดและมาตรฐานด้านความต่อเนื่องทางธุรกิจ
BCMS กับ Disaster Recovery (DR) แตกต่างกันอย่างไร?
ความแตกต่างระหว่าง Disaster Recovery (DR) และ BCMS คือกรอบการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจในภาพรวมของทั้งองค์กร โดย BCMS จะมีขอบเขตที่กว้างกว่าครอบคลุมตั้งแต่การระบุฟังก์ชันทางธุรกิจที่สำคัญ การวิเคราะห์ผลกระทบ ไปจนถึงเทคโนโลยีและคู่ค้าภายนอก เพื่อปกป้องผลประโยชน์ขององค์กรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างรอบด้าน
ขณะที่ Disaster Recovery (DR) เป็นส่วนหนึ่งของ BCMS ที่มุ่งเน้นเฉพาะด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยให้ความสำคัญกับการกู้คืนระบบไอที โครงสร้างพื้นฐาน และการสื่อสารโทรคมนาคมหลังเกิดเหตุฉุกเฉิน DR จะเน้นการวางกลยุทธ์และแผนการกู้คืนระบบ เพื่อให้ระบบไอทีสามารถกลับมาใช้งานได้ตามกรอบเวลาที่กำหนด
เสริมความพร้อมธุรกิจให้เดินหน้าต่อได้ทุกสถานการณ์ เลือกใช้ระบบ BCMS กับ Interrisk Asia
BCMS คือระบบที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการทำธุรกิจ เพราะเป็นระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องแม้จะเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เป็นการสร้างความยืดหยุ่นและความเชื่อมั่นให้กับธุรกิจในระยะยาว
สำหรับธุรกิจที่ต้องการสร้างระบบ BCMS ที่มีคุณภาพ Interrisk Asia เป็นบริษัทที่ให้บริการจัดทำและพัฒนาระบบ BCMS แบบครบวงจร ตั้งแต่การวิเคราะห์ BIA การจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ การฝึกอบรมและเทรนนิ่งบุคลากร ไปจนถึงการให้คำปรึกษา (Consulting) ในหลากหลายอุตสาหกรรม พร้อมสนับสนุนองค์กรให้สามารถดำเนินการได้สอดคล้องกับมาตรฐานสากล และก้าวสู่การรับรอง ISO 22301 ได้อย่างมั่นใจและเป็นระบบ
