ไม่ใช่เพียงแต่งานด้านบัญชีหรือเทคโนโลยีเท่านั้นที่จำเป็นจะต้องใช้ระบบการจัดการที่ทันสมัย อีกหนึ่งงานที่ต้องการความแม่นยำในการทำข้อมูล และยังต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมากไม่แพ้กันนั่นก็คืองานจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในหลายๆ องค์กร ไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อวัตถุดิบหรือทรัพยากรมาใช้ในการผลิต การจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงาน หรือการจัดจ้างผู้รับเหมาหรือผู้ให้บริการมาดำเนินการอะไรบางอย่างให้บริษัทก็ตาม ระบบจัดซื้อในแบบดั้งเดิมนั้นอาจยังไม่รองรับกับจำนวนข้อมูลและความรวดเร็วในการทำงาน จึงได้มีการเปิดตัวระบบ e-Procurement ขึ้นมา
ระบบจัดซื้อมีไว้ทำไม
ในทุกหน่วยงานย่อมต้องมีการจัดหาวัตถุดิบหรืออุปกรณ์ที่จำเป็น รวมถึงจัดจ้างผู้รับเหมาหรือผู้ให้บริการมาทำงานอะไรบางอย่าง เพื่อให้องค์กรสามารถนำสิ่งเหล่านั้นไปใช้ให้เกิดผลผลิตต่อได้ เช่น จัดซื้อคอมพิวเตอร์สำนักงาน หรือจัดจ้างผู้รับเหมามาวางระบบ หน้าที่ของงานจัดซื้อคือการประสานงานเพื่อให้องค์กรได้สินค้าและบริการในราคาที่คุ้มค่าที่สุด นั่นก็คือ ต้องมีราคาที่ประหยัดแต่คุณภาพต้องไม่ตก
ระบบเพื่องานจัดซื้อยุค 2021 เป็นอย่างไร มีอะไรพัฒนาบ้าง
จากเดิมที่การจัดซื้อใช้เพียงกระดาษหรือไฟล์เอกสารในการเก็บข้อมูล และต้องใช้แรงงานของบุคคลากรในการจัดการกับข้อมูลเหล่านั้น พร้อมทั้งประสานงาน ระบบจัดซื้อยุคใหม่หรือ e-Procurement นั้นมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยผู้ใช้งานจะมีระบบและฐานข้อมูลที่เข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เน็ต และมีฟังก์ชันต่างๆ ที่ง่ายต่อการเรียกดูและรับส่งข้อมูล
ข้อดีของระบบงานจัดซื้อแบบออนไลน์ในปัจจุบัน
• ระบบจัดซื้อเอื้อต่อความโปร่งใสในการประมูลจัดซื้อจัดจ้าง เพราะจะช่วยให้เก็บข้อมูลเป็นระบบ มีหลักฐานประกอบ สามารถเรียกดูเพื่อตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกเมื่อ
• จัดการกับข้อมูลจำนวนมากได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ดึงข้อมูลส่วนที่ต้องการได้รวดเร็ว และส่งข้อมูลได้ง่ายกว่า
• แม่นยำ ลดความผิดพลาด เนื่องจากประมวลผลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ จึงช่วยลดความผิดพลาดในคำสั่งซื้อ โดยเฉพาะเรื่องตัวเลขหรือรายการจำนวนมาก
• ประหยัดเวลากว่า เพราะดึงข้อมูลมาประมวลผลหรือจัดการง่าย ออกใบสั่งซื้อผ่านระบบได้
• ประหยัดทรัพยากร ลดการใช้กระดาษ สามารถออกใบสั่งซื้อผ่านระบบและส่งต่อได้เลย และไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลของผู้รับจ้างจำนวนมากออกมา เพราะสามารถเข้าถึงได้ผ่านระบบ
• ง่ายต่อการตรวจสอบของผู้บริหาร สามารถล็อกอินเข้าระบบเพื่อตรวจสอบการทำงานของแผนกจัดซื้อได้ง่ายดาย
• ช่วยในการนำข้อมูลมาวิเคราะห์และวางแผนการดำเนินงานในอนาคต ผ่านการเรียกดูข้อมูลหลากหลายและนำมาประมวลผล
และนี่ก็คือข้อดีของระบบจัดซื้อในยุค 2021 ที่ช่วยเอื้อประโยชน์ต่อการทำงานให้องค์กรทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ทั้งประหยัดค่าใช้จ่าย และยังช่วยลดความผิดพลาดได้ดีอีกด้วย หากองค์กรของใครยังขาดระบบในส่วนนี้อยู่ สามารถศึกษาเอาไว้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในระยะยาวได้เลย
